Com no fallar en una esdeveniments corporatius?
El primer pas és llogar l'equipament audiovisual, i adequada, i fer un inventari detallat de les necessitats tècniques de la seu corporativa de l'esdeveniment. Com a productors de tècnic esdeveniments a Espanya, que vostè vol contractar un soci experimentat com BCN 360 ° a l'inici del procés de planificació per dur a terme aquesta avaluació.
Les preguntes clau a respondre inclouen:
- Quina és la mida i distribució de l'espai?
- Com molts dels assistents s'espera?
- Quins tipus de presentacions i continguts s'han de mostrar?
- Necessita canals per a la difusió o l'streaming?
- El que àudio entrades i amplificació haurà parlants i/o el talent?
- El que es busca il·luminació o àudio-visual efectes especials?
Si analitzeu acuradament els requisits, podeu assegurar-vos les següents:
- Equipament de vídeo (pantalles, projectors, càmeres)
- Equip de so (ponents, mescladors, micròfons)
- Enllumenat (atenuació, atmosfera, efectes)
- Transmissió equips (interruptors, codificadors)
- Equips, superfícies de control, i equip.
No fer suposicions sobre el material que necessitareu basada en fets passats. Treballem en estreta col·laboració amb els seus equips audiovisuals per al disseny òptim de paràmetres adaptats als objectius específics de l'esdeveniment.
Investigar de lloguer de cotxes, empresa especialitzada en gestió d'esdeveniments
Amb un àmbit clar de la seva requisits tècnics, vostè pot començar a avaluar el potencial empreses de lloguer en l'àudio-visual de la producció d'esdeveniments a Espanya. L'ideal seria investigar alguns proveïdors especialitzats en esdeveniments similars a les teves.
La clau criteris per avaluar inclouen:
- Gran varietat d'inventari de l'equipament i l'accés a l'equipament d'última generació.
- Coneixements tècnics i credencials industrial de personal.
- Processos de fiabilitat i de qualitat.
- Servei de registre i atenció al client testimonis.
- Disponibilitat per a les dates de la seva celebració.
No seleccioneu simplement l'opció més barata o el nom més familiar. Examinar les capacitats de cada empresa audiovisual per assegurar-se que tenen els equips, el personal i l'experiència per executar una tècnica de producció d'esdeveniments impecable.
Obtenir cita i negociar
Tenint en compte les seves grans empreses de lloguer, donar-los una llista detallada dels serveis i equipaments necessaris per a preparar les propostes i preus. Ser molt específics sobre els models informàtics, les quantitats necessàries, la mà d'obra per a la instal·lació d'encesa/-a i qualsevol requisit personalitzats.
Comparar els pressupostos de detall, atenent a:
- Despeses de lloguer d'equips individuals.
- Paquets i descomptes.
- Comissions de treball i transport.
- Cobertura d'assegurança.
- Els calendaris i les condicions de pagament.
Negociar sempre que sigui possible, per aconseguir el millor preu per a tu, especialment si es reserva amb antelació o pot comprometre a un acord per a diversos esdeveniments. Però evitar per reduir els costos sacrificar la redundància: sempre han de back-up plans per fallades de crítics.
Projecte de gestió per a empreses de l'esdeveniment
Un aspecte que sovint es passa per alt en el lloguer de l'audiovisual és l'adequada planificació de la càrrega, horaris, configuració i ús. Fins i tot els millors equips tindran un rendiment més baix si l'equip de producció de l'esdeveniment és el temps just per instal·lar-lo.
Algunes de les preguntes clau que vostè ha de consultar amb la seva empresa de lloguer de l'AV inclouen:
- La quantitat d'espai d'autobusos/camió és necessari per al transport?
- Com molts molls i ascensors de càrrega i sortida són accessibles?
- Quines són les hores de la instal·lació admesos a la sala?
- Quant de temps és necessari per a la realització de proves de l'equip?
- Quant a personal tècnic d'ocupació portarà?
Crear un ampli reserves en els seus horaris i obtenir l'aprovació de la ubicació per a l'ampliació d'hores si és necessari. Identificar possibles obstacles (per exemple, únic punt d'entrada) i estar preparats alternatives.
Proveu-ho tot abans de l'esdeveniment corporatiu
No espereu fins l'hora de l'espectacle per a començar a configurar i provar la seva àudio sistemes de lloguer. Sempre que sigui possible, el lloguer en un llarg cicle per permetre el temps adequat per a la configuració del sistema i l'adoba amb l'equip de producció àudio-visual de l'esdeveniment.
La prova cada peça d'equip completament:
- Activar tots els components de vídeo, d'àudio, i il·luminació.
- Connectar-se i posar a prova totes les seccions de cable.
- Executar proves per assegurar que el contingut pot jugar sense problemes.
- Fes el micròfon i els nivells d'àudio.
- Integrar-se amb els ordinadors de continguts.
- Prova de còpies de seguretat d'energia (generadors, bateries, piles, etc.).
Per detectar qualsevol problema amb l'ordinador del rendiment, compatibilitat, o usuari error abans que sigui publicat a l'esdeveniment. Estar en el lloc web també permet al seu equip per adaptar-se a l'espai de la plaça i coordinar-se amb altres proveïdors.
Prioritzar el suport a la ubicació
Fins i tot amb la planificació, i la més extensa de proves, però, es poden generar problemes amb els ordinadors i sistemes audiovisuals de lloguer. És per això que és absolutament crucial disposar d'experts en el lloc tècnics de seguiment i donar resposta a les necessitats.
L' empreses de lloguer de l'AV amb experiència en la prestació de suport en el lloc amb els seus propis empleats, no amb contractat laboral. Aquests especialistes hauria de ser:
- Altament capacitats en l'específic de l'ordinador que s'utilitza.
- Capaç de diagnosticar i resoldre ràpidament qualsevol problema tècnic.
- Preparar contingències per components fallat.
- Coordinar-se amb el seu personal i altres proveïdors d'equips.
- Proporcionar informes en temps real als productors de l'esdeveniment.
A més a més, s'ha d'incorporar la redundància dels equips de suport i les peces de recanvi que són crítics per a més de minimitzar el risc d'inactivitat.
No contents amb equips comercials amb autònoma operació. A d'alt risc d'esdeveniments, els costos de disposar de tècnics especialistes en el lloc és una inversió essencial per a la seva tranquil·litat.
Per avaluar acuradament la seva producció a les necessitats, recerca de proveïdors, per planificar tots els detalls de la logística i de prioritzar el suport tècnic en el seu lloc, vostè pot llogar equips audiovisuals perfecte i evitar mals de cap.
BCN 360º ofereix serveis tècnics, de producció d'un esdeveniment corporatiu des de l'inici fins al final, incloent-hi el lloguer d'equips audiovisuals, recolzat per més de 15 anys d'experiència a Espanya. Vaig trucar per a una consulta gratuïta per començar a planificar la seva propera cita perfecte!
