1. Defina los objetivos de su evento corporativo
Abans d'entrar en el nucli de la logística de planificació de la seu corporativa de l'esdeveniment, que és essencial per consolidar els seus objectius i els indicadors clau de rendiment (KPIS). Aquest procés d'establir objectius informarà a totes les altres decisions.
Els objectius comuns per a esdeveniments d'empresa són:
• Llançament d'un nou producte o servei.
• Augmentar la notorietat de la marca
• Potenciar ingressos/generació d'
• Participar i recompensa empleats
• Compartir actualitzacions o els anuncis de l'empresa
Alinear els agents de 3 a 5 objectius principals, a continuació, identificar les mesures específiques que s'utilitza per a quantificar l'èxit de després de l'esdeveniment, com ara la comanda de productes, nous clients potencials, les impressions mitjans de comunicació i, en
Tweet
2. Establir un pressupost realista
Amb els objectius marcats, es pot començar a desenvolupar un pressupost aproximat de totes les despeses de l'esdeveniment. L'última cosa que vol és quedar-se curt quan el gran dia arriba.
Els elements clau a considerar inclouen:
- Tarifas de alquiler del lugar
- • Costos de producció (àudio-visual, escènic, il·luminació, etc.)
- Viajes y alojamiento para el personal/asistentes
- Costos de alimentos y bebidas.
- Tarifas de orador o entretenimiento
- Compensación del equipo/personal del evento
- • Taxes patrocinadors o despeses de comercialització
No t'oblidis de crear una reserva de contingència de 10% a 15% per donar compte de inesperat despeses que puguin sorgir. Primer, prioritzar les partides pressupostàries han d'que tenen i llavors escala en conseqüència si heu de fer retallades.
3. Escollir el lloc adequat
Organitzar el seu esdeveniment corporatiu en el lloc perfecte pot fer la diferència. Vostè voldrà una situació que és convenient per als assistents, la prestació adequada capacitat i inclouen la infraestructura de donar suport als plans de producció tècnica dels esdeveniments.
Consideracions inclouen:
- Geografía preferida y requisitos de viaje
- • Capacitat Total d'assistents en comparació amb l'esperada números
- • La disponibilitat d'espais per a reunions/grups de treball
- • Molls de càrrega i estacionament opcions/transport
- • Capacitats de les quotes per a produccions audiovisuals complex
- • La disponibilitat d'habitacions per als clients de fora de la ciutat.
- • Opcions per a la restauració en el lloc i socis de servei
Reserva la teva plaça amb antelació per assegurar la disponibilitat al vostre preferit dates. Molts proveïdors ofereixen visites de la web que pugui fer-se una idea de primera mà l'espai abans de confirmar la teva comanda.
4. Desenvolupar la seva producció
La part de producció àudio-visual per a l'esdeveniment (posada en escena, il·luminació, vídeo, so, etc.) és el que dóna vida a tota l'experiència. Us recomanem començar el mapa que aquests elements clau:
Escenografia i il·luminació
L'aparició i la il·luminació de l'escenari principal sovint s'estableix el to. Treballar amb dissenyadors en els conceptes creatius a mida de la marca i de les activacions del seu esdeveniment.
Sistemes d'àudio
Determinar les necessitats de parlants, mics, monitors i mescladors per a presentacions i entreteniment específics.
Producció de vídeo
Avaluar els requeriments de l'embalatge, la pantalla, càmera de fotos, gràfics i vídeo per ampliar el vostre contingut. streaming.
Escenografia i efectes
La pintoresca parts i efectes personalitzats, com ara la cartografia de projecció, pot transformar el seu entorn com mai abans.
5. Crear un entorn atractiu
Els assistents d'avui anhelen immersiva experiències i multi-sensorial per atreure-les al llarg de l'esdeveniment. Buscar formes creatives per a lliurar:
Activacions i jocs interactius,
Activacions de les pràctiques de patrocinadors, sessions de fotos, les pantalles tàctils i altres elements interactius com la diversió per promoure la participació.
Marca la dinàmica
Fer la teva marca ocupa un lloc central a través de gràfics, cartelleria digital, gobos, etiquetatge de les plantes, i més.
Els entorns de xarxa
Habitacions de disseny i confortables espais per als assistents a la xarxa i establir contactes amb els altres.
Restauració i bars creativa
No estar satisfets amb el menjar de l'estàndard de banquets: sorprendre els convidats amb experiències úniques d'aliments i begudes.
6. Pla de Logística i Seguretat
Darrere de tot la brillantor i l'emoció que hi ha un munt de logística planificació i precaucions de seguretat necessàries per dur a terme un esdeveniment corporatiu èxit:
- L'allotjament i el transport
- Coordinar els hotels i els arranjaments de viatge per als assistents/personal si és necessari.
- Acreditació i registre
- La impressió optimitzat per a les credencials i els sistemes d'auto check-in romandre arribades fluid.
- Gestió de multituds
- Un nombre suficient de cambrers, la senyalització, els plànols i els fluxos de trànsit per evitar problemes de multitud de control.
- Seguretat i medicina
- És imprescindible disposar de personal de seguretat, de control de bosses de mà i adequada mèdica.
- Assegurances i Permisos
- Assegureu-vos que vostè està adequadament coberts amb totes les assegurances i permisos que siguin necessaris.
- Preparació per a la climàtic
- Els Plans per a les inclemències meteorològiques són clau per a qualsevol activitat i a l'exterior de viatge.
7. Al mercat i promoure l'assistència
Atraure l'atenció del públic objectiu per assistir a l'esdeveniment ha de ser un esforç de màrqueting per a la contínua implementar en múltiples canals:
Campanyes de correu electrònic
Crear campanyes de màrqueting per degoteig automatitzat segmentar per interessos i punts de contacte de les persones assistents.
Redes sociales
Promoure el seu esdeveniment a través de publicacions orgànica, patrocinat anuncis, i l'equip de persones d'influència.
Gamma de socis
Potenciar l'assistència a través de canals de social media-se, i conjuntes de màrqueting socis/patrocinadors.
Venda Directa De Les Xarxes
Aprofita el teu equip de vendes i de relació de gestors de realitzar invitacions directes.
Tàctiques de reorientació
Ús de reorientació llocs web i anuncis personalitzats per a navegadors actors que no apareixen.
8. Oferir una experiència perfecta
Quan arriba el gran dia, és tot una qüestió d'execució, l'execució, l'execució! Tenen un pla de joc demostrat en la batalla, per tal de:
- • Dur a terme les visites al lloc i final de les comprovacions dels sistemes.
- • Gestionar totes les operacions de càrrega i configuració de proveïdors.
- • Supervisar l'arribada, el registre i l'adreça de les persones assistents.
- • Tractar qualsevol problema d'instal·lacions, servei de càtering o de producció.
- • Proporcionar VIP suport i coordinar el talent i presentadors.
- • Per facilitar les exigències de patrocinadors i expositors.
- • Controlar els horaris i itineraris dels esdeveniments.
- • Controlar la càrrega sense problemes per a no deixar rastre
Informe amb una revisió després de l'esdeveniment, a avaluar el que va funcionar bé, qualsevol de les àrees de millora, i la seva revisió de les mètriques d'èxit originals. Sempre és buscar formes de millorar l'experiència la propera vegada!
Mentre que hi ha innombrables detalls, i movent les parts que intervenen en la producció d'un esdeveniment corporatiu o sorprenent que al seu costat, una parella de fets provats com a BCN 360 ° pot fer la diferència. Amb més de 15 anys d'experiència oferint la producció de la primera classe d'esdeveniments a Barcelona i Espanya, estarem encantats d'assegurar que el seu proper esdeveniment corporatiu un èxit rotund.
