¿Cómo no fallar en un eventos corporativo?
El primer paso para es alquilar el equipo audiovisual adecuado y realizar un inventario detallado de las necesidades técnicas de su evento corporativo. Como productores técnicos de eventos en España, querrás contratar a un socio experimentado como BCN 360º al principio del proceso de planificación para realizar esta evaluación.
Las preguntas clave a responder incluyen:
- ¿Cuál es el tamaño y la distribución del lugar?
- ¿Cuántos asistentes se esperan?
- ¿Qué tipos de presentaciones y contenidos se deben mostrar?
- ¿Se requieren feeds para transmisión o transmisión en vivo?
- ¿Qué entradas de audio y amplificación necesitarán los oradores/talentos?
- ¿Se solicita iluminación o efectos audiovisuales especiales?
Si analiza minuciosamente los requisitos, podrá garantizar lo siguiente:
- Equipos de vídeo (pantallas, proyectores, cámaras)
- Equipos de audio (altavoces, mezcladores, micrófonos)
- Equipos de iluminación (atenuación, atmósfera, efectos)
- Equipos de transmisión (conmutadores, codificadores)
- Computadoras, superficies de control y aparejos.
No haga suposiciones sobre el equipo que necesitará basándose en eventos pasados. Trabaje en estrecha colaboración con su equipo audiovisual para diseñar la configuración óptima adaptada a los objetivos específicos de su evento.
Investigar empresas de alquiler especializadas en evento corporativo
Con un alcance claro de tus requisitos técnicos, puedes comenzar a evaluar potenciales empresas de alquiler de audiovisuales para producción de eventos en España. Lo ideal sería investigar algunos proveedores que se especialicen en eventos similares al suyo.
Los criterios clave para evaluar incluyen:
- Variedad de inventario de equipos y acceso a los últimos equipos.
- Experiencia técnica y credenciales industriales del personal.
- Procesos de confiabilidad y aseguramiento de la calidad.
- Registro de servicio y testimonios de clientes.
- Disponibilidad en las fechas de tu evento.
No opte simplemente por la opción más barata o el nombre más familiar. Examine las capacidades de cada empresa audiovisual para asegurarse de que tengan el equipo, el personal y la experiencia para ejecutar una producción técnica de eventos impecable.
Obtenga presupuestos y negocie
Teniendo en cuenta a sus principales empresas de alquiler, proporcióneles una lista detallada del equipo y los servicios necesarios para que puedan preparar propuestas y precios. Sea muy específico sobre los modelos de equipo, las cantidades necesarias, la mano de obra para la instalación/encendido y cualquier requisito personalizado.
Compare los presupuestos en detalle, prestando atención a:
- Gastos de alquiler de equipos individuales.
- Paquetes y descuentos.
- Honorarios de mano de obra y transporte.
- Cobertura del seguro.
- Calendarios y condiciones de pago.
Negocie siempre que sea posible para obtener mejores tarifas, especialmente si reserva con mucha antelación o puede comprometerse a un acuerdo para múltiples eventos. Pero evite reducir costos sacrificando redundancias: tenga siempre planes de respaldo para fallas de equipos críticos.
Project management para evento corporativo
Un aspecto que a menudo se pasa por alto en el alquiler de audiovisuales es la planificación adecuada de los cronogramas de carga, configuración y uso. Incluso el mejor equipo tendrá un rendimiento inferior si al equipo de producción del evento se le acaba el tiempo para instalarlo.
Algunas preguntas clave que debe revisar con su empresa de alquiler de AV incluyen:
- ¿Cuánto espacio de autobús/camión se requiere para el transporte?
- ¿Cuántos muelles y ascensores de carga y salida son accesibles?
- ¿Cuáles son los horarios de instalación permitidos en el lugar?
- ¿Cuánto tiempo se necesita para las pruebas de los equipos?
- ¿Cuánto personal técnico laboral se traerá?
Cree amplias reservas en sus cronogramas y obtenga la aprobación del lugar para horarios extendidos si es necesario. Identifique posibles obstáculos (por ejemplo, punto de entrada único) y tenga preparadas alternativas.
Pruebe todo antes de su evento corporativo
No espere hasta la hora del espectáculo para comenzar a configurar y probar sus sistemas audiovisuales alquilados. Siempre que sea posible, alquile en un ciclo más largo para permitir el tiempo adecuado para la configuración del sistema y las revisiones con el equipo audiovisual de producción del evento.
Pruebe cada pieza del equipo completamente:
- Encienda todos los componentes de video, audio e iluminación.
- Conecte y pruebe todos los tramos de cable.
- Ejecute pruebas para garantizar que el contenido se reproduzca sin problemas.
- Verifique los niveles de micrófono y audio.
- Integrar con ordenadores de contenidos.
- Probar respaldos de energía (generadores, baterías, etc.).
Detecte cualquier problema con el rendimiento del equipo, la compatibilidad o el error del usuario antes de que se publique su evento. Estar en el sitio también le permite a su equipo adaptarse al espacio del lugar y coordinarse con otros proveedores.
Priorice el soporte en localización
Incluso con la planificación y las pruebas más exhaustivas, aún pueden surgir problemas con los equipos y sistemas audiovisuales alquilados. Por eso es absolutamente crucial contar con expertos técnicos in situ para monitorear y responder a las necesidades.
Las empresas de alquiler de AV con experiencia brindan soporte en el sitio con sus propios empleados, no con mano de obra subcontratada. Estos especialistas deberían ser:
- Altamente capacitado en el equipo específico que se utiliza.
- Capaz de diagnosticar y resolver rápidamente cualquier problema técnico.
- Preparar contingencias para componentes fallidos.
- Coordinar con el personal del lugar y otros equipos de proveedores.
- Proporcionar informes en tiempo real a los productores de eventos.
Además, deben incorporar redundancias de equipos de respaldo y repuestos críticos para minimizar aún más los riesgos de tiempo de inactividad.
No se conforme con equipos comerciales con operación autónoma. En eventos de alto riesgo, los costos de tener especialistas técnicos en el sitio es una inversión imprescindible para su tranquilidad.
Al evaluar cuidadosamente sus necesidades de producción, investigar proveedores, planificar cada detalle logístico y priorizar el soporte técnico en el sitio, podrá alquilar el equipo audiovisual perfecto y evitar dolores de cabeza.
BCN 360º ofrece servicios técnicos de producción de evento corporativo de principio a fin, incluido el alquiler de equipos audiovisuales, respaldados por más de 15 años de experiencia en España. ¡Comuníquese para una consulta gratuita para comenzar a planificar su próximo evento impecable!
