1. Defina los objetivos de su evento corporativo
Antes de entrar en el meollo de la logística de la planificación de su evento corporativo, es fundamental establecer firmemente sus objetivos e indicadores clave de desempeño (KPI). Este proceso de establecimiento de objetivos informará todas sus demás decisiones.
Los objetivos comunes para eventos corporativos incluyen:
• Lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
• Aumentar el conocimiento de la marca
• Impulsar ingresos/generación de leads
• Involucrar y recompensar a los empleados
• Compartir actualizaciones o anuncios de la empresa
Alinee a las partes interesadas en 3 a 5 objetivos principales, luego identifique las medidas específicas que utilizará para cuantificar el éxito después del evento, como pedidos de productos, nuevos clientes potenciales, impresiones en los medios, etc.
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2. Establezca un presupuesto realista
Con sus objetivos delineados, puede comenzar a elaborar un presupuesto estimado para todos los costos del evento. Lo último que quieres es quedarte corto cuando llegue el gran día.
Los elementos clave a tener en cuenta incluyen:
- Tarifas de alquiler del lugar
- Costos de producción (audiovisual, escénica, iluminación, etc.)
- Viajes y alojamiento para el personal/asistentes
- Costos de alimentos y bebidas.
- Tarifas de orador o entretenimiento
- Compensación del equipo/personal del evento
- Honorarios de patrocinadores o gastos de marketing
No olvide crear una reserva de contingencia del 10 al 15 % para tener en cuenta los costos inesperados que puedan surgir. Primero, priorice las partidas presupuestarias imprescindibles y luego escale en consecuencia si necesita hacer recortes.
3. Elija el lugar adecuado
Organizar su evento corporativo en el espacio perfecto puede marcar la diferencia. Querrá una ubicación que sea conveniente para los asistentes, que proporcione la capacidad adecuada e incluya la infraestructura para respaldar sus planes de producción técnica de eventos.
Las consideraciones incluyen:
- Geografía preferida y requisitos de viaje
- Capacidad total de asistentes en comparación con las cifras esperadas
- Disponibilidad de espacios para salas de reuniones/grupos de trabajo
- Muelles de carga y opciones de estacionamiento/transporte
- Capacidades de rigging para producciones audiovisuales complejas
- Disponibilidad de alojamiento para huéspedes fuera de la ciudad.
- Opciones de catering en el lugar y socios de servicio
Reserve su lugar con mucha anticipación para garantizar la disponibilidad en las fechas preferidas. Muchos proveedores ofrecen recorridos por el sitio para tener una idea de primera mano del espacio antes de confirmarlo.
4. Desarrolle su producción
La parte de producción audiovisual de su evento (puesta en escena, iluminación, video, sonido, etc.) es lo que da vida a toda la experiencia. Querrá comenzar a mapear estos elementos clave:
Diseño de escenografía e iluminación
La apariencia y la iluminación del escenario principal a menudo marcan la pauta. Trabaje con diseñadores en conceptos creativos adaptados a la marca y las activaciones de su evento.
Sistemas de audio
Determine las necesidades de altavoces, micrófonos, monitores y mezcladores para sus presentaciones y entretenimiento específicos.
Producción de vídeo
Evalúe los requisitos de empaquetado de pantalla, cámara, gráficos y video para amplificar su contenido vía streaming.
Diseño escénico y efectos
Las piezas escénicas personalizadas y los efectos, como el mapeo de proyección, pueden transformar su entorno como nunca antes.
5. Cree un entorno atractivo
Los asistentes de hoy anhelan experiencias inmersivas y multisensoriales que los atraigan durante todo el evento. Busque formas creativas de entregar:
Activaciones y juegos interactivos
Activaciones prácticas de patrocinadores, sesiones fotográficas, pantallas táctiles y otros elementos interactivos divertidos incentivan la participación.
Marca dinámica
Haga que su marca ocupe un lugar central a través de gráficos, señalización digital, gobos, rotulación de pisos y más.
Entornos de red
Diseñe salones y espacios cómodos para que los asistentes se conecten y establezcan contactos entre sí.
Catering y bares creativos
No se conforme con la comida estándar del banquete: sorprenda a los invitados con experiencias únicas de comida y bebida.
6. Plan de Logística y Seguridad
Detrás de todo el brillo y la emoción hay un montón de planificación logística y precauciones de seguridad necesarias para llevar a cabo un evento corporativo exitoso:
- Alojamiento y transporte
- Coordinar hoteles y arreglos de viaje para los asistentes/personal si es necesario.
- Acreditación y registro
- La impresión optimizada de credenciales y los sistemas de auto check-in mantienen las llegadas fluidas.
- Gestión de multitudes
- Un número suficiente de ujieres, señalización, planos de planta y flujos de tráfico evitan problemas de control de multitudes.
- Seguridad y medicina
- Es imprescindible disponer de personal de seguridad, control de bolsos y médicos adecuados.
- Seguros y Permisos
- Asegúrese de estar debidamente cubierto con todas las pólizas de seguro y permisos requeridos.
- Preparación para el clima
- Los planes para las inclemencias del tiempo son clave para cualquier actividad y viaje al aire libre.
7. Comercializar e impulsar la asistencia
Atraer a su público objetivo para que asista a su evento debe ser un esfuerzo de marketing continuo implementado en múltiples canales:
Campañas de correo electrónico
Cree campañas de marketing por goteo automatizadas segmentadas por intereses y puntos de contacto de los asistentes.
Redes sociales
Promocione su evento a través de publicaciones orgánicas, anuncios patrocinados y equipos de influencers.
Alcance de socios
Impulsar la asistencia a través de canales de medios propios y marketing conjunto de socios/patrocinadores.
Ventas Directas/Networking
Aproveche su equipo de ventas y gerentes de relaciones para realizar invitaciones directas.
Tácticas de reorientación
Utilice retargeting de sitios web y anuncios personalizados para navegadores interesados que no se registren.
8. Ofrezca una experiencia impecable
Cuando llega el gran día, ¡todo es cuestión de ejecución, ejecución, ejecución! Tenga un plan de juego probado en batalla para:
- Realizar recorridos por el lugar y verificaciones finales de los sistemas.
- Gestionar toda la carga y configuración de proveedores.
- Supervisar la llegada, el registro y la dirección de los asistentes.
- Manejar cualquier problema de instalaciones, catering o producción.
- Proporcionar asistencia VIP y coordinar talentos y presentadores.
- Facilitar los requisitos de patrocinadores y expositores.
- Supervisar el calendario y los itinerarios de los eventos.
- Supervisar la carga sin problemas para no dejar rastro
Informe con una revisión posterior al evento para evaluar qué funcionó bien, cualquier área de mejora y revise sus métricas de éxito originales. ¡Esté siempre buscando formas de mejorar la experiencia la próxima vez!
Si bien existen innumerables detalles y partes móviles que intervienen en la producción de un evento corporativo increíble, tener a su lado un socio de eventos probado como BCN 360º puede marcar la diferencia. Con más de 15 años de experiencia ofreciendo producción de eventos de primera clase en Barcelona y España, estaremos encantados de garantizar que su próximo evento corporativo sea un éxito rotundo.
