Definición de producción de eventos virtuales
Lo que alguna vez fue un pivote temporal en medio de cierres globales se ha convertido en un medio completamente nuevo para experiencias en vivo memorables: la producción de eventos virtuales. ¿Pero qué implica eso exactamente?
En esencia, la producción de eventos virtuales abarca toda la planificación y ejecución técnica necesarias para organizar sin problemas un evento completamente en línea. Desde transmisiones en vivo interactivas y entornos digitales inmersivos hasta facilitar sesiones, establecer contactos, exhibir y más a través de plataformas web.
Los eventos virtuales más impactantes trascienden las videoconferencias básicas o los seminarios web con efectos audiovisuales atractivos, contenido multimedia, valores de producción con calidad de transmisión y recorridos de usuario intuitivos adaptados a cada experiencia. Lo que requiere un conjunto de habilidades y un enfoque de producción completamente nuevos.
Aquí os dejamos un vídeo de uttopion, un ejemplo de lo que consideramos una buena plataforma para eventos virtuales.
Componentes clave de las producciones virtuales
Realizar un evento virtual atractivo desde el punto de vista de la preparación técnica de eventos implica integrar cuidadosamente varios componentes centrales:
Transmisión en vivo
Esta es la columna vertebral con la que se sincroniza todo lo demás: un programa de video en vivo que transmite a los oradores/presentadores o que sirve como un hilo narrativo cohesivo.
Entornos interactivos
Desde auditorios y salas de exposiciones hasta salones y espacios para reuniones, los entornos virtuales sólidos facilitan la interactividad y el compromiso.
Gestión de presentaciones
Garantice una entrega impecable de grabaciones de sesiones, diapositivas, folletos, encuestas y otros materiales en vivo y bajo demanda a través del flujo de producción.
Herramientas de participación en vivo
Impulse la participación a través de preguntas y respuestas de la audiencia en vivo, chat, encuestas, gamificación, muros sociales y otras activaciones destacadas.
Análisis e informes
Capture datos de registro y métricas de participación en tiempo real para proporcionar información y informes detallados sobre el retorno de la inversión.
Ventajas clave de los eventos virtuales
Si bien los eventos en persona siempre tendrán su lugar, las producciones virtuales han demostrado rápidamente su inmenso valor con varias ventajas únicas:
Mayor alcance y accesibilidad
Sin requisitos de viaje, lo virtual abre su evento a una audiencia global. También es más fácil participar para las personas con discapacidad.
Costos y compromisos reducidos
No es necesario reservar grandes espacios ni acomodar viajes, y los gastos generales de personal permiten ahorros significativos.
Mayores oportunidades de participación
Las herramientas interactivas, los recorridos personalizados de los asistentes, el contenido bajo demanda y una segunda evaluación perfecta crean más puntos de contacto de participación.
Datos y métricas cuantificables
Las plataformas virtuales capturan una gran cantidad de datos propios sobre asistencia, comportamientos e intereses que pueden analizarse.
Modelo Sostenible
Eliminar los impactos ambientales de los viajes, el transporte marítimo y otras emisiones con alto contenido de carbono es mucho más ecológico.
¿Cuándo considerar una opción virtual?
La producción de eventos virtuales está demostrando ser un complemento increíble para los eventos en persona, así como una solución muy eficaz por sí sola dependiendo de los objetivos de su evento.
Algunos ejemplos destacados de cuándo tiene sentido volverse virtual:
- Hacer que su evento sea más accesible e inclusivo
- Abrir su conferencia en persona a una audiencia virtual global amplifica su alcance y mensaje.
- Prueba de lanzamientos de nuevos productos/contenidos
- Revelar actualizaciones de productos o compartir información patentada a través de un entorno virtual seguro y controlado.
- Generar clientes potenciales o impulsar la demanda
- Los eventos virtuales interactivos y las experiencias digitales pueden ser poderosas herramientas de marketing y ventas de primer nivel.
- Facilitar la comunicación interna y la formación
- Mantenga a sus equipos colaborando, actualizados y capacitados de manera eficiente a través de reuniones virtuales periódicas en toda la empresa.
- Reducir su impacto ambiental
- Para las organizaciones que priorizan su huella de carbono, los eventos virtuales son una solución más sostenible que los viajes.
Elegir el socio de producción adecuado
Al igual que al planificar un evento en persona, deberá trabajar con un socio experimentado en producción de eventos virtuales para garantizar una experiencia impecable.
Los principalessoluciones que debe buscar incluye:
Plataforma integral de eventos virtuales
Deben ofrecer una plataforma de lugar virtual sólida, segura y fácil de usar con herramientas de participación de la audiencia integradas.
Producción profesional en vivo
Combinando capacidades de transmisión en estudio con experiencia en dirección y producción de transmisiones en vivo sin interrupciones.
Diseño de entorno digital creativo
Experiencia en el diseño de entornos virtuales inmersivos y experienciales adaptados a su marca.
Personal y soporte para eventos
Un equipo de gerentes de proyectos de eventos virtuales, administradores de contenido, moderadores y soporte de audiencia con experiencia.
Integraciones de terceros
Capacidad de integrar la plataforma virtual con otras herramientas digitales en su pila de martech (aplicaciones, sitios web, herramientas de transmisión)
En última instancia, querrá un socio que adopte un enfoque consultivo para comprender los objetivos de su evento y luego proporcione las soluciones tecnológicas, la dirección creativa y la experiencia en producción adecuadas para lograr sus objetivos sin problemas.
En BCN 360º, hemos estado a la vanguardia de la producción de eventos virtuales desde antes que comenzase la pandemia, desarrollando experiencias potentes pero intuitivas a través de nuestra plataforma virtual segura. ¡Nuestro equipo estará encantado de analizar sus necesidades de eventos virtuales y demostrar nuestras capacidades líderes en la industria!
