¿Qué hace un producer o project manager de eventos?
Si bien se necesita todo un equipo capacitado para llevar a cabo un evento o espectáculo en vivo exitoso, cada producción necesita una persona al mando: el producer o project manager. Su papel es engañosamente simple pero increíblemente multifacético.
Básicamente, un productor de eventos actúa como líder creativo general y gerente de proyecto para toda una experiencia en vivo. Transforman conceptos iniciales en visiones ejecutables y bien definidas mientras coordinan todos los requisitos técnicos y logísticos de principio a fin.
Los productores desempeñan muchas funciones a lo largo del ciclo de vida de un evento: director creativo, estratega de presupuesto, diseñador de producción, programador y más. Su orientación da forma a todo, desde el flujo inicial del espectáculo y la ejecución de los documentos del espectáculo hasta la contratación del equipo técnico, la selección de proveedores y la aprobación del aspecto final.
Responsabilidades básicas de los producers o project managers
Las responsabilidades específicas de un productor en cualquier proyecto determinado son amplias:
Desarrollo de conceptos
Convertir los objetivos de las partes interesadas en una dirección creativa clara y cohesiva alineada con las expectativas del público objetivo.
Presupuesto y control económico del proyecto
Crear presupuestos proyectados integrales, asignar recursos, negociar con proveedores y asegurar los fondos o patrocinios necesarios.
Diseño creativo
Dirigir la apariencia general, la sensación y el flujo de la experiencia a través de diseños de producción, guiones gráficos, dibujos técnicos y más.
Contratación de personal y empresas externas
Reclutar y supervisar a los diseñadores de iluminación, ingenieros de audio, directores de escena, equipos de A/V y otro personal más calificados.
Coordinación de Logística
Asegurar lugares, gestionar licencias/permisos, coordinar horarios de entrada y salida, transporte, alojamiento y más.
Aprobaciones de las partes interesadas
Interactuar periódicamente con las partes interesadas para garantizar que se alcancen los objetivos y los hitos y obtener aprobaciones en las fases clave.
Gestión de la producción
Supervisar el proceso diario de ejecución de la visión: programación, reuniones de producción, resolución de problemas y más.
Habilidades de un producer o project manager
No cualquiera puede manejar las inmensas responsabilidades y el entorno de alta presión en el que operan los productores. Los principales productores de eventos comparten:
Visión creativa
La capacidad de mantener continuamente en mente la visión artística general de la experiencia mientras se piensa en hasta el último detalle.
Liderazgo fuerte
Los productores deben ser asertivos pero también excelentes comunicadores para mantener a los equipos grandes motivados, colaborando y concentrados.
Destreza en la gestión de proyectos
Con tantas partes móviles, es vital una organización de primer nivel, la multitarea y la tenacidad para mantener todo según lo programado.
Disciplina presupuestaria
Maximizar cada euro es fundamental. Es imprescindible el pensamiento creativo combinado con habilidades de negociación y experiencia en control de costos.
Saben controlar los nervios
Cuando surgen problemas, retrasos o cambios inevitables, seguir siendo una fuente tranquila de orientación para el equipo es invaluable.
El equipo de un producer o project manager
Si bien los productores asumen el papel principal, ni siquiera los más talentosos pueden orquestar con éxito un evento por sí solos. Dependen de rodearse de equipos y socios fiables y cualificados:
Jefes de Departamento / Diseñadores
Los productores reúnen y supervisan equipos de directores técnicos, diseñadores de iluminación, ingenieros de audio, directores de video y más para cumplir la visión.
Asistentes de producción
Contar con un personal de AP que trabaje arduamente es fundamental para mantener cada elemento organizado a través de la planificación y en el sitio.
Empresas externas
Todo, desde proveedores de espacios y catering hasta casas de alquiler de equipos audiovisuales y más, se convierten en socios de producción clave.
Expertos técnicos y consultores
Para producciones especialmente complejas o de alto riesgo, a menudo se recurre a especialistas externos para garantizar una ejecución perfecta. Como puede ser nuestro caso para la producción técnica de eventos.
Al fomentar una atmósfera positiva y comunicativa con este equipo central, el productor aumenta exponencialmente sus posibilidades de llevar a cabo un evento exitoso.
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